Voor opdrachtgever Wakker bij Bakker schreef ik onderstaande blog. Deze helpt je om overzicht te krijgen in al je to-do’s, zodat je elke (want-)to-do de aandacht geeft die het verdient.

 

Timemanagement

Ken je van die mensen, die een leuke, goedbetaalde (bij)baan hebben, goede cijfers halen bij hun studie, vrijwilligerswerk doen, elk weekend toffe foto’s uploaden van hun bezigheden met vrienden en familie, naar allerlei cursussen en workshops gaan en toch zie je ze nooit gestrest? Van die mensen die elke dag vierentwintig uur extra lijken te hebben. Hoe doen ze dat toch?
In de tijd dat ik stage liep bij een assessmentbureau leek het alsof de tijd mij inhaalde. Ik kon mijn beloftes aan anderen niet meer waarmaken en de taken die ik zelf af wilde hebben liepen ook in de soep. Ik ontdekte dankzij mijn stagebegeleidster het timemanagementmodel van Stephen Covey en sindsdien vul ik elke keer als ik het even niet meer weet dit schema in.

Volgens Covey gaat timemanagement in essentie om het organiseren en uitvoeren van je taken op basis van prioriteiten. Het uiteindelijke doel van tijdmanagement is dat je die zaken die echt belangrijk zijn in je leven ook de ruimte geeft in je tijdsbesteding (Kuipers en Tiggerlaar, 2016). De dingen die jij écht wilt doen, komen zo ook eindelijk aan de beurt.
Bij al onze activiteiten zijn twee factoren van belang: hoe urgent en hoe belangrijk zijn de activiteiten? Urgent betekent dat het onmiddellijk aandacht van je vraagt. Het gaat hierbij vaak om duidelijke, zichtbare taken die je onder druk zetten. Of iets belangrijk is hangt af van de resultaten die je ermee bereikt. Belangrijke activiteiten dragen bij aan je doel, aan je waarden en wat jij belangrijk vindt in je leven. Als we belangrijk en urgent en niet belangrijk en niet urgent bij elkaar zetten krijgen we de timemanagementmatrix van Covey.

  1. Belangrijke & Urgente dingen:

    1994, Covey Leadership Centre, Inc.

Dit zijn de spoedklusjes, dringende problemen of deadlines. Deze taken moet je meestal direct doen. Vaak is het zo dat deze taken extern (door anderen) zijn bepaald, waardoor het moeilijk kan zijn om hier intrinsieke motivatie voor te vinden. Door deze taken te koppelen aan een intrinsiek doel, kun je jezelf motiveren om deze taken direct te doen. Bijvoorbeeld: je hebt morgen een deadline voor je werk, maar de taak is zo saai/ moeilijk/ vervelend, dat je er geen motivatie voor hebt om het af te maken. Door met jezelf af te spreken dat je een beloning krijgt (bijvoorbeeld een half uurtje koffie drinken met je collega’s of ’s avonds een warm bad) als je nu twee uurtjes aan de deadline werkt, raak je intrinsiek gemotiveerd om dat ook echt te gaan doen.

  1. Belangrijke & Niet urgente dingen:

Dit zijn dingen die je makkelijk uitstelt. Persoonlijke doelen, ontspanning, je administratie, sporten, netwerken, ect. Vaak zijn dit dingen die je niet perse moet doen en wel graag wil doen, maar simpelweg uitstelt, omdat ze niet urgent zijn. Dit noem ik want-to-do’s. Deze taken moet je zorgvuldig inplannen, anders worden ze ondergesneeuwd door urgente zaken. Heb jij geen taken in dit blokje? Bedenk eens welke dingen je leuk vindt om te doen en waar je meer tijd aan zou willen besteden. Een goede balans tussen wat je moet en wat je wil is the key naar een gelukkiger leven!

  1. Urgente & Niet belangrijke dingen:

Dit zijn onderbrekingen, afleiding en verzoekjes van anderen. Het whatsappje van je beste vriend lijkt urgent, maar kan over een half uurtje ook nog beantwoord worden. Met deze taken kun je meerdere kanten op: 1) aan iemand anders uitbesteden (vraag of je huisgenoot/ buurman/ moeder die brief op de post wil doen) , 2) inplannen en later doen (morgen kan je ook stofzuigen) of 3) helemaal niet doen (als iemand vraagt of jij een datumprikker wil sturen, kun je ook nee zeggen en het hem/haar zelf laten doen).

  1. Niet urgente & Niet belangrijke dingen:

Dit zijn onnodige dingen die je tijd verspillen. Overmatig op je telefoon zitten, series kijken terwijl je nog een stapel werk hebt liggen of spelletjes spelen op je telefoon. Het probleem met deze dingen is dat het lijkt op ontspanning, maar niet hetzelfde is. Dit komt omdat je in je hoofd stiekem nog bezig bent met wat je eigenlijk zou moeten doen. Dit noem ik vaak het duiveltje op je schouder. Deze nutteloze dingen kun je het beste vermijden of later doen. Een spelletje op je telefoon doe je vaak als je andere taken even wilt vermijden, bijvoorbeeld als je de afwas moet doen of iets moet voorbereiden voor de dag erna. Doe eerst de belangrijke en urgente zaken en als je daar klaar mee bent kun je extra genieten van een half uurtje spelletjes spelen. Gegarandeerd meer voldoening en plezier!

Hoe kun je dit schema nou efficiënt gebruiken? Je vult al je taken en activiteiten in de verschillende kwadranten in en je weet precies waar je, je op moet focussen. Vervolgens voer je het schema ook uit. Dus de belangrijke en urgente zaken doe je direct, de belangrijke en niet urgente dingen plan je in enzovoorts. Als ik heel eerlijk ben staar ik ook nog teveel naar mijn telefoon hoor, maar het zit mijn to-do-lijst niet meer in de weg. Het werken met de matrix van Covey heeft mij uren tijd bespaard, doordat ik beter in staat ben om te bedenken wat ik echt nú moet doen en wat ook wel later kan of niet eens nodig is. En dat komt dan ook weer de kwaliteit van mijn werk ten goede: twee vliegen in één klap!

Leuk hoor, Marcella, maar het is toch onmogelijk om de hele dag productief te zijn?! Dat klopt. Ik ken maar weinig mensen die dat echt volhouden en dat is ook niet het doel van dit schema. Het helpt je simpelweg om overzicht te krijgen in de taken die het eerst aandacht nodig hebben en de taken die je nooit aandacht geeft, maar dit wel verdienen. Om jezelf af en toe even een break te geven kun je de pomodoro timemanagementtechniek toepassen. Dit houdt in dat je 25 minuten doet wat je moet doen en dan 5 minuten pauze neemt. In die pauze heb je mooi de tijd om iets te doen waarbij je, je aandacht op iets anders richt. Je kan deze tijden natuurlijk aanpassen zoals je wilt en dus ook 45 minuten werken en 15 minuten pauze nemen. Dat ligt er net aan wat voor jou werkt. Dit helpt je om een balans te houden in spanning en ontspanning. De laatste tip om de balans tussen wat je moet en wat je wil doen te bewaken: plan je werkzaamheden in blokjes van ongeveer 2 uur in je agenda en beloon jezelf daarna voor het werk dat je hebt gedaan. Zo houdt je het veel makkelijker vol om productief te zijn.

Je hebt niet vierentwintig uur extra nodig in een dag, je hoeft alleen te bedenken wat belangrijk is, wat urgent is en je taken eerlijk te verdelen in je planning. Zo ben je na vijf minuten een schema invullen, al je to-do’s de baas!